Regulamin wynajmu sal szkoleniowych

     Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 5/2013 r. 
                                                                                                             z dnia 20.03.2013 r. Dyrektora WORD

REGULAMIN WYNAJMU SAL

• 1

Niniejszy regulamin określa zasady wynajmu sal na szkolenia i spotkania przez Wojewódzki  Ośrodek  Ruchu  Drogowego  w  Elblągu  (Wynajmujący)  z  siedzibą  w Elblągu przy  ul. Skrzydlatej 1 a każdym podmiotem rezerwującym i wynajmującym sale (Najemca). 

• 2

Przedmiotem wynajmu są sale zlokalizowane w siedzibie Ośrodka na spotkania oraz szkolenia wraz  z możliwością korzystania ze sprzętu audiowizualnego, przez 7 dni w tygodniu w godzinach 8.00- 18.00. Umożliwiamy rezerwacje sal na cały dzień, jak i na godziny. 

• 3

1. Umożliwiamy tzw. wstępną rezerwację, którą należy odwołać lub potwierdzić na tydzień przed planowanym terminem wynajmu sali.
   Odwołanie wstępnej rezerwacji sali odbywa się bezkosztowo.
2. Wstępnej rezerwacji można dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3.  Ostatecznej rezerwacji należy dokonać osobiście, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej podając:
4. nazwę Sali oraz termin rezerwacji,
5. rodzaj wyposażenia Sali,
6. ewentualne inne uzgodnienia (np. przerwy kawowe),
7. dane firmy potrzebne do wystawienia faktury oraz
8. oświadczenie, że Organizator zapoznał się z niniejszym regulaminem i akceptuje jego postanowienia.
9. Umowa wynajmu sal w Ośrodku zawarta zostaje w zwykłej formie poprzez złożenie  podpisów przez Strony pod wypełnionym Formularzem zgłoszenia.
10. Do zawarcia umowy wynajmu sal za pomocą środków komunikacji na odległość:
11. niezbędne jest przesłanie Formularza rezerwacji i zapoznanie się z Regulaminem wynajmu sal.
    Oba dokumenty umieszczone są na stronie internetowej WORD w Elblągu.
12. Umowa zostaje zawarta w dniu otrzymania przez Najemcę wiadomości potwierdzającej
    przyjęcie i dokonanie rezerwacji przez WORD w Elblągu. Wiadomość potwierdzająca
    dokonanie rezerwacji zostanie przekazana Najemcy na adres poczty elektronicznej lub faksem
    na adresy lub numery wskazane w Formularzu rezerwacji.
13. Dokonanie rezerwacji i zawarcie umowy wynajmu sal na odległość jest skuteczne
    i wiąże strony wyłącznie w przypadku otrzymania przez Najemcę wiadomości
    potwierdzającej dokonanie rezerwacji. Brak wiadomości potwierdzającej dokonanie
    rezerwacji w terminie 7 dni od przesłania Formularzu jest równoznaczny z nieprzyjęciem
    rezerwacji z uwagi na brak możliwości jej realizacji przez WORD w Elblągu
14. Dla zawarcia umowy za pomocą środków komunikacji na odległość nie są wymagane
    żadne dalsze czynności poza wskazanymi powyżej.
15. Umowa zawarta, w któryś ze sposobów opisanych w niniejszym paragrafie stanowi
    ważne i wiążące zobowiązania stron.

• 4

1. W przypadku większego zainteresowania rezerwacją sali, na którą dokonano już wstępnej
   rezerwacji, Wynajmujący dokonuje telefonicznego zapytania zainteresowanego, który dokonał
   rezerwacji wstępnej o potwierdzenie jej aktualności.
2. W przypadku braku możliwości dokonania przez Najemcę takiego potwierdzenia,
   rezerwacja wstępna jest anulowana bezkosztowo, a Wynajmujący dokonuje rezerwacji
   na drugiego zainteresowanego.
3. W przypadku rezerwacji dokonanej w okresie krótszym niż 7 dni przed terminem wynajmu, nie ma możliwości bezkosztowego odwołania rezerwacji sali.
4. W przypadku dużego zainteresowania pewnym terminem wynajmu sali przez innych
   Klientów, Wynajmujący może zażądać od Najemcy nieodwołalnego potwierdzenia rezerwacji w terminie wcześniejszym niż 7 dni przed dniem rezerwacji. W przypadku braku kontaktu ze strony Najemcy lub braku jednoznacznej decyzji w ciągu 1 dnia od dnia zażądania potwierdzenia przez Najemcę, dokonana rezerwacja będzie uważana za odwołaną.
5. W przypadku rezygnacji z wynajmu zarezerwowanych sal w okresie krótszym niż 7 dni przed terminem rezerwacji Najemca  zapłaci na rzecz Wynajmującego karę umowną w wysokości odpowiadającej 50 % kwoty wskazanej jako koszt wynajmu sali netto . 

• 5

1. Potwierdzenie ostatecznej rezerwacji następuje z określeniem całkowitej kwoty za wynajem.
2. Opłata za sale zamówione przez Najemcę naliczana jest zgodnie z dokonaną przez Najemcę rezerwacją. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, Wynajmujący uprawniony jest do naliczania dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą godzinę według cennika.
3. Zastrzegamy sobie prawo do nie udzielenia zgody na przedłużenie wynajmu Sali
   w przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym czasie.
4. Ustaloną kwotę należy wpłacić na konto 50 1440 1039 0000 0000 0994 3145 i z dowodem wpłaty zgłosić się w uzgodnionym terminie po odbiór klucza do wynajętej Sali.
5. Po zakończeniu Wynajmu, w terminie do 7 dni, zostanie wystawiona Faktura VAT na kwotę uprzednio dokonanego przelewu wraz z opłatą za dodatkowe godziny wynajmu.
6. Za dokonanie wpłaty uważa się dzień zaksięgowania wpływu na rachunku bankowym przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Elblągu.
7. W przypadku nie uiszczenia opłat w przysługuje prawo naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie.
8. Opóźnienia w płatnościach powodować będą utratę przez Najemcę uzyskanego rabatu lub cen promocyjnych. 

• 6

1.  Ze sprzętu będącego na wyposażeniu sali można korzystać tylko na terenie sali.
2. W przypadku kilkudniowego wynajmu, Najemca może na swoją odpowiedzialność pozostawić w Sali przedmioty wartościowe. Powinien wówczas zawiadomić o tym fakcie osobę odpowiedzialną za Salę.
3. Najemca, opuszczając salę po zakończeniu Wynajmu, zobowiązany jest przekazać ją wraz z wyposażeniem osobie odpowiedzialnej za wynajem.
4. Najemca i osoba odpowiedzialna za salę zobowiązani są sprawdzić stan sali i sprzętu.
5. Najemca zostanie obciążony pełnymi kosztami naprawy uszkodzeń Sali i sprzętu powstałych w wyniku niewłaściwego ich użytkowania.

• 7

1. Użytkownicy zobowiązani są do:

1. • przestrzegania niniejszego Regulaminu,
   • poszanowania osób i mienia,
   • przeprowadzania spotkań z gośćmi i innymi Użytkownikami w miejscach do tego przeznaczonych,
   • przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian, w tym szczególnie używania plasteliny trenerskiej,
   • dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych im przez Wynajmującego,
   • naprawiania wszystkich szkód i zniszczeń powstałych z ich winy i/lub winy ich gości na własny koszt.

2. Zabrania się:

1. • wnoszenia i spożywania alkoholu i innych używek,
   • palenia na terenie lokalu,
   • używania urządzeń powodujących nadmierny hałas.

• 8

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2013 r.

                                                                                     Dyrektor WORD w Elblągu